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Das klassische Newsletter-Marketing erfreut sich ungebrochener Beliebtheit, ist es doch eine essenzielle Säule im Retention-Marketing und auf den ersten Blick eine kostenschonende Möglichkeit, mit seinen Kund:innen in Kontakt zu bleiben. Viele Unternehmen, gerade im B2B-Bereich, scheitern aber oft an redaktionellen, rechtlichen oder technischen Hürden. Wir definieren die Tücken und Möglichkeiten des Newsletter-Marketings und verraten, worin das Geheimnis des Erfolgs liegt.

Das E-Mail- oder Newsletter-Marketing wird oft als verstaubt und nicht mehr zeitgemäß abgestempelt. Mit der richtigen Strategie kann man dabei aber nicht nur die Kundenloyalität stärken, sondern systematisch am Cross- und Upselling arbeiten oder ganz gezielt Leads weiterentwickeln. Auf keinem anderen Marketing-Kanal stehen Ihnen, bei entsprechender Datenpflege, mehr Informationen über Ihre Zielgruppe zur Verfügung. Daher können Sie Ihren Leser:innen auf diesem Wege bewusst ausgewählte und für sie relevante Inhalte übermitteln.

Auf den Inhalt kommt es an

Eine gute Newsletter-Marketing-Strategie beginnt mit den richtigen Fragestellungen. Welche Zielgruppen möchten Sie bedienen? Bestandskunden, Interessenten, Investoren, Mitarbeitende oder am liebsten alle mit entsprechenden Inhalten? Grundsätzlich ist das eine gute Idee. Oft scheitert sie aber an den passenden Inhalten, deren Generierung als „zu aufwändig oder zu teuer“ bewertet und damit häufig zum Killer-Argument für E-Mail-Marketing wird.

Mit einem konsequenten und professionellen Content-Marketing erzeugen und steigern Sie die Aufmerksamkeit für Ihr Unternehmen. Dabei muss man im Sinne eines Sales Funnels oder Verkaufstrichters von unterschiedlichen Phasen ausgehen, in denen die für die jeweilige Audience passenden Inhalte generiert werden. So schafft man den Weg von der Awareness über das Interesse bis zum Kauf oder Kundentermin – der sogenannten Conversion.

 

Content-Funnel für das Newsletter-Marketing

Content-Marketing am Beispiel eines B2B-Dienstleistungsunternehmens

Mit dem Newsletter-Marketing starten Sie, wenn Sie rechtlich sauber arbeiten, exakt in jenem Moment, in dem jemand den Link der Newsletterbestätigung anklickt. Das ist das sogenannte Double-Opt-in und die einzig saubere und beweisbare Grundlage. Denn ohne Einwilligung kein Versand.

Die oben gezeigte Grafik zeigt, dass es nicht sinnvoll ist, Ihre gesamte Newsletter-Audience mit den gleichen Inhalten zu versorgen. Ein Bestandskunde wird sich vermutlich weniger für ein Webinar zu einem bereits eingesetzten Produkt interessieren als ein potenzieller Käufer, der sich bei einer kurz bevorstehenden Messe den letzten Kaufimpuls abholen möchte. Moderne Newsletter-Systeme beherrschen die ganze Klaviatur des Lead-Nurturings, gesetzt den Fall, Sie haben im Vorfeld Ihre Personas (Nutzermodelle, die Personen einer Zielgruppe in ihren Merkmalen charakterisieren) definiert und können den passenden Content bereitstellen.

Auch wenn diese ganzen Buzzwords jetzt furchtbar kompliziert klingen, müssen Sie Ihre Newsletter-Marketing-Ambitionen nicht in den Papierkorb-Ordner verschieben. Niemand kennt Ihre Kunden und Interessenten besser als Ihr CRM-System. Sie müssen sich nur überlegen, wen welche Inhalte interessieren und wie Sie mit den zur Verfügung stehenden Daten arbeiten.

Daten richtig nutzen

Der 25. Mai 2018 verursachte nicht nur Datenschutzverantwortlichen schweißnasse Hände. Ab dann ging es mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) ans Eingemachte. Aber keine Sorge, trotz großer Panik wurden wir deswegen nicht in die digitale Steinzeit zurückversetzt. Vielmehr bot und bietet immer noch die Gelegenheit, Ihre Datenbestände zu dokumentieren, Datenleichen endgültig zu begraben und mit sauberen Lösungen in eine bessere Zukunft starten.

Nehmen Sie als Beispiel die Werbeprospekte, die an Wohnungstüren platziert werden. Niemand hat sie bestellt. Niemand will sie. Jeder schmeißt sie in den Mistkübel. Das ist Spam. Diese Strategie sollten Sie mit Ihrem Newsletter-Marketing nicht verfolgen. Also: Beschicken Sie lieber 100 echte Interessenten und Kunden als 1000 zugekaufte Adressen in der stillen Hoffnung, dass sich jemand zu einem Kauf oder Gespräch hinreißen lässt.

Das Geheimnis des Erfolges liegt in einer gut durchdachten Verknüpfung Ihres CRM-Systems mit Ihren Newslettern. Ihr CRM-System bietet eine Fülle an Informationen, auf deren Basis Sie Listen mit unterschiedlichsten Interessensgebieten oder sonstigen Kriterien definieren können. Moderne Newsletter-Systeme wie Inxmail bieten darüber hinaus auch Konnektoren an, die das manuelle Datenhandling obsolet machen und Ihre Datenbasis tagesaktuell halten. Mit intelligenten Workflows können Sie Ihre Events von der Einladung bis zur Nachbetreuung vollautomatisiert abwickeln. Trigger-Mails helfen Ihnen dabei, beispielsweise Geburtstags-Mailings zeitgerecht zu versenden oder auf ein Software-Update hinzuweisen. Dieses Füllhorn an Möglichkeiten steht und fällt aber mit der Datenqualität Ihres CRM-Systems. Und wie immer gilt: garbage in – garbage out.

Think big – start small

Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, dann haben Sie ein echtes Interesse an E-Mail-Marketing. Gratulation! Das ist eine wirklich gute Idee, aber bitte fangen Sie nicht schon am ersten Tag an, Bäume auszureißen. Starten Sie in kleinen Schritten.

  • Finden Sie heraus, welche Zielgruppen oder, noch besser, welche Personas Sie ansprechen wollen.
  • Schaffen Sie Ressourcen für Content. Dafür ein kleiner Tipp: Der Content muss nicht immer von Produkt- oder Projektverantwortlichen verfasst werden. Holen Sie Ihr Marketing ins Boot. Die Zeit ist reif, dass Ihr Marketing Ihre Produkte und Lösungen kennen- und lieben lernt. Dort sind dann auch die Mitarbeitenden zu Hause, die wissen, wie man Content verfasst oder zumindest eine Idee haben, wo man jemanden dafür findet.
  • Überlegen Sie sich einen Redaktionsplan. Wie oft wollen Sie den Newsletter verschicken? Gibt es neben dem Newsletter noch andere E-Mailings, die Sie versenden wollen, wie Eventeinladungen etc.?

Starten Sie auch hier mit kleinen Schritten, denn die ersten Erfolge werden Sie beflügeln und Sie werden sehen, wie plötzlich Budgets auftauchen, wo vorher keine in Sichtweite waren.

Lassen Sie sich von Expert:innen beraten. Gerade bei der Strategie und der Auswahl des richtigen Tools gibt es viele Stolpersteine, die sich durch das Beiziehen eines kompetenten Sparringspartners vermeiden lassen. Erzählen Sie Geschichten und vermeiden Sie das klassische Selbstbeweihräucherungsmarketing. Das haben weder Sie noch Ihre Produkte oder Lösungen nötig.

Update: 24.05.2022

Wer braucht CRM? In Zeiten der Digitalisierung rückt ein Aspekt immer stärker in den Fokus: der Kunde und das Potenzial mit diesem den Umsatz zu steigern. Dieses Kapital schlummert in vielen Unternehmen in Form von Daten und Erkenntnissen über Kunden und Erfahrungen mit den Kunden.

Um diese Daten nutzen zu können, gibt es zwei Wege: Entweder Sie arbeiten weiter wie bisher mit all den damit verbundenen Problemen oder Sie führen eine moderne Customer Relationship Management-Lösung ein, womit das zentrale Kapital strategisch genutzt werden kann.

Businesswelt ohne CRM

Um sich Investitionen und den zeitlichen Aufwand der Einführung einer CRM-Lösung zu sparen, agieren vor allem kleinere Unternehmen gerne ohne ein entsprechendes System. Denn sie sehen neben den Ausgaben für Lizenzen, der Hardware und der Systemimplementierung auch die finanziellen Aspekte der Bereiche Planung, Schulung sowie Wartung und Datenpflege. Doch die Nachteile dieses Ansatzes sind typischerweise:

  • Keine oder lückenhafte Dokumentation von Leads, Kontakten und Besuchen
  • Suche nach im Unternehmen verstreuten Daten geht auf Kosten der Produktivität
  • Angebote werden oft nicht konsequent nachverfolgt, womit Opportunities verloren gehen
  • Kein unternehmensweit einheitlicher Blick auf Kunden
  • Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen
  • Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, geht Wissen verloren

Businesswelt mit CRM

CRM hilft Ihnen, alle Prozesse auf die Anforderungen Ihrer Kunden auszurichten. CRM schafft Transparenz, Effizienz und ein unternehmensweites Know-how für strukturierte Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Diese Vorteile bringt CRM Ihrem Unternehmen:

  • Durch zentrale Daten bestens vernetzt: alle Abteilungen und Mitarbeiter:innen arbeiten gemeinsam in einem einzigen System; durch den direkten Zugriff auf Informationen wird eine zeitsparende Zusammenarbeit möglich
  • Kundenwissen gewinnbringend nutzen: chronologische Kundenakten ermöglichen eine professionelle Kundenbetreuung; durch fundiertes Wissen über den Kunden können Produkte und Dienstleistungen effizient weiterentwickelt werden
  • Einfache Vertriebssteuerung: Marketing- und Vertriebsmaßnahmen können nach Zielgruppen gesteuert werden; Aufträge werden durch gezielte Cross- und Up-Selling-Maßnahmen vervielfacht
  • Motivierte Mitarbeitende und besserer Service: Mitarbeiter:innen werden bei Routinearbeiten unterstützt und entlastet und sie treffen fundierte Entscheidungen, da relevante Informationen verfügbar sind
  • Vorausschauendes Management: Sie verlieren nie den Überblick über laufende Projekte auf Basis aller Unternehmensdaten; CRM ermöglicht eine vorausschauende Ressourcen- und Aufwandsplanung sowie Zeit- und Kostenerfassung bei Projekten

Durch CRM erhalten Sie eine Art 360 Grad-Ansicht Ihres Kunden, die vom Erstgespräch und anfänglichen Fragen über die Vertragsverhandlungen bis hin zur Hilfestellung nach dem Verkauf reicht – vorausgesetzt, Sie können das Potenzial Ihres CRM-Systems voll nutzen.

Diskrepanz zwischen Nutzen und Mehrwert

Eine CRM-Lösung einzuführen, bedeutet nicht, dass das Unternehmen automatisch in den Genuss der zahlreichen Vorteile wie der Steigerung von Effizienz und Produktivität kommt. Ein Grund für die Diskrepanz zwischen Nutzung und Mehrwert könnte sein, dass die Anwender:innen den Großteil der relevanten Kundeninformationen selbst erfassen müssen und damit einen sehr hohen Administrationsaufwand haben. Außerdem können die wichtigsten Vertriebsprozesse lückenhaft abgebildet sein.

Sowohl bei der Implementierung von CRM als auch im laufenden Betrieb kommt auch dem Management eine besondere Rolle zu. Dabei geht es einerseits um die Bereitschaft des Top-Managements, personelle und finanzielle Ressourcen dauerhaft zur Verfügung zu stellen, andererseits auch um das Engagement des mittleren Managements. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Verantwortung seitens des Managements oft nicht wahrgenommen wird, was die Effektivität einer CRM-Lösung deutlich verringert.

Der erwartete Nutzen stellt sich also nur ein, wenn CRM entsprechend ganzheitlich, mit inhaltlichem, nicht nur mit technischem Fokus implementiert wurde und insbesondere den Anwendern im Vertrieb auch der Nutzen entsprechend kommuniziert wird. CRM ist weit mehr als nur ein IT-Tool. Es ist ein strategischer Ansatz in der Unternehmensphilosophie und muss als solcher in sämtliche Prozesse des Kundenmanagements einfließen. Hohe Datenqualität, klar definierte und im CRM-System abgebildete operative Prozesse, eine entsprechend kundenorientierte Organisation und die phasenweise Einführung sind wichtige Faktoren einer erfolgreichen Lösung.

Fazit: CRM erfolgreich einfach

Die Einführung eines modernen CRM-Systems wirkt sich auf nahezu alle Produktivitätsfaktoren im Vertrieb positiv aus, womit die Kundenzufriedenheit merklich steigt.

Mit easyconsult als verlässlichem Partner können auch Sie ihre Unternehmensprozesse transparent darstellen, für interne Diskussionen nutzen und schließlich optimieren.

 

Update: 05.08.2022

Um die Kunden noch mehr in den Mittelpunkt zu rücken, setzt der Österreichische Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co KG. (ÖBV) auf das Know-how und die Expertise des CRM-Spezialisten easyconsult. Seit Einführung des Kundenbeziehungsmanagements Mitte 2016 hat der Verlag bereits 650 individualisierte Marketingaktivitäten umgesetzt.

Die Zielsetzung in der Ausrichtung war klar – CRM sollte als zentrales System für alle Vorgänge rund um unsere Kundenbeziehungen einen vollständigen Blick auf den Kunden bieten.“
— Mag. Leonhard Kern, Marketing- und Vertriebsleiter (Prokurist) beim ÖBV

Wir bieten Ihnen exklusive Einblicke in die Herausforderungen und Ziele des CRM-Projekts im kostenlosen Anwenderbericht.

Download Anwenderbericht

Anwenderbericht der Österreichischen Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co KG

Anwenderbericht der Österreichischen Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co KG

Wir haben mit MMag. Andreas Bacher über die CRM-Initiative bei MK Illumination gesprochen. Das Ergebnis ist ein spannender Querschnitt über projekttechnische Hürden und Erfolge bei dem international tätigen Familienbetrieb.

easyconsult kennt das Produkt und bietet uns ein Customizing der CRM-Lösung an, das exakt auf die Bedürfnisse unseres Geschäftsmodells abgestimmt ist. Das stellt eine große Erleichterung und Anreiz für alle Kolleginnen und Kollegen dar, die tagtäglich mit dem System arbeiten. Besonders schätzen wir die professionelle Organisation und den persönlichen Austausch. So bringen wir das Projekt gemeinsam weiter.“
– MMag. Andreas Bacher, CRM-Strategy & Content-Marketing Manager, MK Illumination Handels GmbH

Die Themen des Interviews im Überblick

  • Beweggründe zum Start und zur Optimierung der CRM-Initiative
  • Persönliche Motive für die interne Leitung des Projektes
  • Ziele, die mit dem CRM aktuell und in Zukunft verfolgt werden
  • Persönliche Herangehensweise an Change-Management-Prozesse
  • Konkrete Ergebnisse des Projektes

Sie möchten mehr zum Projekt erfahren? Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte zur Zusammenarbeit von MK Illumination und easyconsult.

Ein Rückblick auf das Webinar „Machen Sie mehr aus Ihren Messekontakten“

Ein Blumenstrauß zum Valentinstag ist wenig originell. Das handgepflückte Mitbringsel von der Radtour dagegen sorgt für Überraschung. Wer Aufmerksamkeit will, muss begeistern – privat wie geschäftlich. Das gilt vor allem dort, wo viele Mitbewerber gleichzeitig um die Gunst potenzieller Käufer werben: auf Messen.

Ein Gespräch allein macht noch keinen Kunden. Wenn ich aber einem Interessenten ein personalisiertes E-Mail mit Informationen zu den Produkten, für die er sich kurz zuvor am Messestand interessiert hat, zusende, dann kann ich ihn begeistern und einen Wow-Effekt auslösen.“

sagt Oliver Witvoet, Geschäftsführer von easyconsult, einleitend zum Webinar „Machen Sie mehr aus Ihren Messekontakten“.

Mit dem easy Messelead-Management, der preisgekrönten Lösung für eine mobile, deviceunabhängige und individualisierbare, mobile Leaderfassung, ist der „Wow-Effekt“ per Mausklick möglich.

Ein benutzerfreundliches Interface, eine sekundenschnelle Leaderfassung, technische Highlights wie die OCR-Erkennung oder die automatisierte Synchronisierung mit dem CRM-System – die App spielt alle Stückerl.

Im Multimediabereich können Sie Ihre Broschüren, Preislisten oder Imagefilme hochladen und präsentieren, ohne auf eine stabile Internetverbindung angewiesen zu sein. Die für Windows, iOS und Android gleichermaßen optimierte App ist nativ und damit am Stand offlinefähig. So können Sie sich auf das Wesentliche, das Gespräch mit dem Messebesucher, konzentrieren“
– Martin Steffen Baier, Geschäftsführer entergon

Im Webinar präsentiert der Geschäftsführer des auf CRM und Dialogmarketing spezialisierten Unternehmens das easy Messelead Management in all seinen Facetten. Auch für die Fachwelt steht fest: Die Lösung ist top. Ende März wurde sie von der Initiative Mittelstand auf der CeBIT in Hannover mit dem Innovationspreis-IT Best of 2017 ausgezeichnet.

Smart, effizient und technisch raffiniert

„Als User können Sie die App ganz nach Ihren Bedürfnissen gestalten, etwa den Aufbau und die Farb­gebung verändern, die Bildwelt und das Interface Ihrem Corporate Design anpassen sowie Felder neu definieren. Wenn Sie Lust und Laune haben, können Sie sogar pro Person eine eigene Gestaltung der App ausspielen. Und das alles ohne Programmierkenntnisse“, erklärt Martin Steffen Baier im Webinar.

Die Stammdatenerfassung erfolgt – ganz klassisch – per manuellem Eintrag oder – technisch raffiniert – mittels OCR-Erkennung. Dafür wird die Visitenkarte des Interessenten einfach fotografiert und mit einer speziellen Software eingelesen. Dubletten gibt es dabei keine. Man kann vorher festlegen, ob die bei der Messe erfassten Daten oder jene aus dem CRM Vorrang haben. Handelt es sich bei dem Besucher um einen Bestandkunden, können seine Daten im System abgerufen und übertragen werden. Für Aufträge direkt vor Ort ist auch eine Unterschriftenerfassung möglich.

Während der Kunde den Stand verlässt, befindet sich bereits eine Auftragsbestätigung in seiner Mailbox“
– Martin Steffen Baier, Geschäftsführer entergon

Mit dem easy Messelead-Management wird auch das Reporting zum Kinderspiel. Am Ende des Messetages oder in Echtzeit können die Erfolge ausgewertet werden. Dabei kann man im Backend entscheiden, wohin die Daten weitergeleitet werden. Möglich ist die Nutzung als Stand-alone-Lösung mit dem Export in Excel und PDF oder eine nahtlose Integration in ein beliebiges CRM-System. „Auf Knopfdruck können Diagramme erstellt werden. Somit verpasst der Messestandbetreuer keine für die Weiterentwicklung der Leads wichtigen Networking-Partys am Abend mehr“, so Baier.

Wie aus den Leads Kunden werden, davon handelt unser nächstes Webinar aus der Serie „Marketing“.

Kontakte und Kundenbesuche sind nicht dokumentiert, ein Mitarbeiter verlässt die Firma, Kundenwünsche verlaufen im Sand, weil keine Informationsweitergabe stattfindet. Geht in einem Unternehmen Wissen verloren, bleibt nichts anderes übrig als zu sagen: „Zurück zum Start“.

Das kostet Zeit. Und Geld. Und das schmerzt. Hier kommt CRM ins Spiel. „Kein Unternehmen führt CRM ein, wenn es keine Schmerzen hat. Die Lokalisierung der Schmerzen und der Wunsch, sie zu beseitigen, sind schon der erste Schritt zum Ziel“, sagt Stephan Salinger, Managing Partner bei easyconsult, im Webinar „Was CRM wirklich bringt“.

Es ist wie bei einer Bergtour: Man muss sich entscheiden, welchen Berg man besteigen möchte und nicht zwanzig Gipfel auf einmal auswählen. Das funktioniert nicht.“
– Stephan Salinger, Managing Partner bei easyconsult

Der Weg mag anstrengend oder aufregend sein, aber der Gipfel ist das Ziel. Das gilt für den Berg ebenso wie für CRM.

Salinger empfiehlt daher, zuerst KPIs zu definieren, bevor man sich Gedanken über die passende Software macht. Im nächsten Schritt werden sie auf die Verkaufsgebiete heruntergebrochen. So weiß die Vertriebsleitung, mit wem sie über welches Thema sprechen muss. Zusätzlich sollte auf einer Zeitachse abgebildet werden, ob und wie man dem Ziel näherkommt. Hat man es erreicht, kann man weiter in Richtung Potenzialausschöpfung und Optimierung gehen.

Kennzahlen und Studie bestätigen CRM-Nutzen

Der CRM-Nutzen spiegelt sich auch in den Kennzahlen wider. Investiert man die durch Prozess­optimierung gewonnene Zeit in zusätzliche Kundenbetreuung und –gewinnung, führt dies zu einer Produktivitätssteigerung, sprich zu einer Umsatzsteigerung und folglich zusätzlichen Marge. Stellt man diese den Investitionen für das CRM-Projekt gegenüber, kommt man zu einem beachtlichen ROI, wie Salinger anhand des Beispiels eines Verkaufsgebietes in der B2B-Industrie veranschaulicht. Bei einer – optimistisch angenommenen – Produktivitätssteigerung von fünf Prozent beläuft sich der ROI für das CRM-Projekt auf mehr als 500 Prozent. „Das ist nicht unrealistisch, das ist optimistisch. Man sieht hier, was mit CRM alles möglich ist“, sagt er.

Im Gegensatz zur Beurteilung durch das Management bietet die Great Sales Force Survey eine „Bottom-up-Bewertung“ des CRM-Nutzens. Die Ergebnisse der unter mehr als 5000 Vertriebsmit­arbeitenden anonym durchgeführten Studie sind eindeutig: Aus ihrer Sicht haben CRM-Unternehmen eine um sieben Prozent höhere Arbeitseffizienz, neun Prozent mehr Kundenkontaktzeit und fünf Prozent weniger Administrationszeit als die Vergleichsgruppe. Außerdem ist die Zielerreichung um 12 Prozent einfacher.

Allein die Messung von Zahlen bringt aber noch keinen Erfolg“,

sagt Salinger. In einem komplexen CRM-Projekt würden dazu viele Faktoren beitragen, etwa die frühe Einbindung des Managements und der Stakeholder, ein vertrauensvoller Implementierungspartner und die passende Software genauso wie eine professionelle Implementierung.

CRM bringt’s: Kosten senken – Zeit gewinnen – Erträge steigern

Lediglich drei Mailaussendungen pro Jahr, für die jedes Mal aufs Neue Excel-Tabellen aktualisiert oder erstellt werden müssen, schlagen sich ordentlich zu Buche: Rechnet man in etwa zwei Stunden pro Kontaktliste und Mitarbeiter:in, beläuft sich der Aufwand für die Erstellung von drei Listen in einer Organisation mit 500 Außendienstmitarbeiter:innen auf 375 Arbeitstage. Das ist weit mehr als eine ganzjährige Vollzeitbeschäftigung.

„Die Rezepte von gestern funktionieren heute nicht mehr. Das gilt für Wahlprognosen genauso wie für die Pflege von Kundenbeziehungen. Wir werden uns ständig wandeln müssen, um den anderen einen Schritt voraus zu sein.“ Mike Bucher, Geschäftsführer von PREFA Aluminiumprodukte GmbH, spricht mit Computerwelt-Journalist Christof Baumgartner über das ambitionierte CRM-Projekt in dem österreichischen Familienunternehmen.

Die Themen des Interviews im Überblick:

  • Herausforderungen und Innovationen bei PREFA
  • Individuelle Lösungen für individuelle Ansprüche
  • Prozesse und Schnittstellen
  • Zukünftige Entwicklungen im CRM
  • Akzeptanz des CRM-Systems bei den Mitarbeitern

Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte zur erfolgreichen Zusammenarbeit von PREFA und easyconsult.