Keine Angst vor dem System-Wechsel: Sicher planen, sauber durchführen, sorglos nutzen

System-Wechsel

Ein System-Wechsel ist ein wichtiges Thema in der IT. Jedenfalls dann, wenn Systeme technisch und funktional fit bleiben sollen. Aber was genau umfasst ein System-Wechsel und worauf sollte geachtet werden? Vor allem, lohnt der Nutzen den Aufwand? Eines ist jedenfalls sicher: Nach diesem Blogbeitrag haben Sie alle Antworten auf diese Fragen und:  keine Angst mehr vor dem System-Wechsel.

Was bedeutet ein System-Wechsel?

Ein System-Wechsel wird oftmals auch als Migration bezeichnet. Darunter versteht man die Verschiebung von Daten oder einer Software in ein anderes System, ohne eine Veränderung der Funktionalität vorzunehmen. Häufig wird Migration mit Datenmigration synonym gesetzt, was aber in Wirklichkeit so nicht stimmt. Es ist eigentlich ein Überbegriff für die Bereiche Anwendungs-, Daten-, Hardware- sowie Softwaremigration. Die genauen Unterschiede und Abläufe sind dabei sehr speziell und in diesem Kontext nicht weiter relevant. In Bezug auf CRM kann man vereinfacht sagen, dass es sich bei einem System-Wechsel entweder um die erstmalige Einführung oder den Wechsel von einer CRM-Software auf eine andere handelt. Ein System-Wechsel wird in der Regel aus folgenden Gründen durchgeführt:

  • Einführung eines Systems
  • Weiterentwicklung des bestehenden Systems
  • Anbieterwechsel
  • Upgrade einer Anwendung oder eines Betriebssystems
  • Verschieben von Daten aus einer Datenbank in eine andere
  • Wechsel von einer On-Premises- zu einer Cloud-Lösung

Ein System-Wechsel kann also eine generelle Umstellung bedeuten oder nur einen untergeordneten Anpassungsprozess meinen. Durch die hohe Anzahl an Datenbewegungen ist es allerdings in jedem Fall wichtig, den System-Wechsel gut zu planen und es kann hilfreich sein, zur Erarbeitung einer passenden Strategie auf einen externen CRM-Partner zu setzen.

Was macht den System-Wechsel so wichtig?

Für Unternehmen mit großen Kundenstämmen ist ein CRM-System heute eine Notwendigkeit.  Denn die Software liefert die Basis für eine abteilungsübergreifend nutzbare Plattform, in die sämtliche Kundendaten sowie -informationen einfließen. Zudem werden hier die Daten nicht nur gesammelt, sondern auch für Marketingzwecke analysiert. Um die Funktionen eines CRM bestmöglich nutzen zu können, muss die Software nach einer bestimmten Zeit angepasst werden. Einerseits liegt dies am technischen Fortschritt, der den Austausch von Hard- und Software in bestimmten Intervallen erfordert. Andererseits sollte das System stets an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst sein, was auch durch eine gute Pflege und regelmäßige Updates nicht immer ausreichend gegeben ist. In diesem Fall wird eine Migration notwendig.

Worauf muss geachtet werden?

Bevor ein System-Wechsel durchgeführt wird, ist es entscheidend die Rahmenbedingungen zu betrachten und eine Strategie zu entwickeln. Dabei kann die Hilfestellung durch einen erfahrenen Berater große Vorteile bringen, da ein System-Wechsel weit über die technische Ebene hinausgeht. Denn zunächst kommt es auf die richtigen Fragestellungen an, die erst einmal den Nutzen des späteren CRM-Systems abklopfen und die Art sowie Beschaffenheit des Systems festlegen. Auch muss der Aufwand des Projekts eingeschätzt und der zeitliche Ablauf der Durchführung genau geplant werden. Als Basis für eine neue oder neu angepasste CRM-Software findet eine eingehende Analyse und Definition der internen Prozesse statt, um die Unternehmensanforderungen genau zu verstehen. So kann entschieden werden, ob ein neues System erforderlich ist oder es ausreicht, bestehende Anwendungen mit zusätzlichen Funktionalitäten zu ergänzen.

Zusammengefasst

Einen System-Wechsel durchzuführen, wird von Zeit zu Zeit notwendig werden. Einmal um dem technischen Fortschritt gerecht zu werden, aber auch, um sein CRM-System optimal an die Anforderungen im Unternehmen anzupassen. Auch, wenn eine dies ein großes Projekt ist, kann sie gerade mithilfe eines Experten sicher und mit einem deutlich geringeren Risiko für Komplikationen vonstattengehen. Unternehmen haben also nichts zu befürchten und der Aufwand eines System-Wechsels ist in jedem Fall durch seinen Nutzen durch optimal funktionierende Systeme gerechtfertigt.

Über Anton Malischew

Anton Malischew ist Managing Partner bei der easyconsult GmbH. easyconsult sieht sich als Weggefährte des Kunden in jeder Phase des CRM-Projekts und stellt so langfristige Partnerschaften vor kurzfristige Erfolge. CRM erfolgreich einfach.