Mit der Digitalisierung schreitet auch die Business Intelligence in rasendem Tempo voran. In der Praxis jedoch blockieren etliche Faktoren ein effizientes Vertriebsreporting. Auf dem Markt etablieren sich nun Tools, die alte Probleme lösen und neue Möglichkeiten eröffnen.

Der Vertriebsleiter nippt an seinem Kaffee, lehnt sich im Sessel zurück und stellt den Vertriebsmitarbeiter:innen eine simpel klingende Frage: „Wie steht es um den Wettbewerb von Produkt A zu Produkt B im Zeitraum X? Ich bräuchte dafür bitte die Kennzahlen Marktanteil, Umsatz, Preisgestaltung und auch die Verkaufschancen.“ Und mit Nachdruck fügt er hinzu: „Asap“.

Dann ist das Meeting zu Ende und der Stress beginnt. Fieberhaft werden Daten und Fakten recherchiert, gesichtet und aus verschiedenen Quellen manuell zusammengeführt, aufbereitet, ausgewertet und schlussendlich in Grafiken anschaulich dargestellt. Mit etwas Glück stehen sie dem Vertriebsleiter am nächsten Tag als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung.

Die Business Intelligence ist – zumindest technisch – bereits auf der nächsten Stufe angekommen, aber in der Praxis hinkt das Vertriebsreporting noch ziemlich hinterher.“
– Stephan Salinger, Managing Partner bei easyconsult

Arbeitsaufwand hoch, Qualität gering

Rund zwei Drittel der Arbeitszeit werden im Schnitt für die Berichtsbereitstellung aufgewendet. Obwohl es sich um weitgehend standardisierbare Tätigkeiten handelt, werden sie großteils manuell durchgeführt. Nur ein Drittel der Zeit wird in wertschöpfende Tätigkeiten, etwa in die Analyse und Maßnahmenverfolgung investiert. Das geht aus der Lündendonk®-Marktstichprobe 2016 „Der Markt für Business Intelligence und Business Analytics in Deutschland“ hervor, für die 70 Reportingverantwortliche befragt worden sind.

Auch beim Zahlenoutput selbst gibt es noch Optimierungspotenzial. Den fertigen Berichten mangelt es nach Aussage der Befragten häufig an Qualität und Detailtiefe: Lediglich 44 Prozent, und damit weniger als die Hälfte, gaben an, qualitativ hochwertige Reports zu erstellen. 2014 waren noch 64 Prozent dieser Meinung. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch die 2016 vom Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers durchgeführte Studie „Next Generation Sales“: Fast die Hälfte der befragten 100 Firmen wertet nur die Umsatzzahlen nach Mitarbeiter, Produkt oder Kunde aus. Die Daten dafür müssen sie manuell aus verschiedenen Quellen zusammenführen. Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen verfügt über eine automatisierte monatliche Berichterstattung und nur etwa vier Prozent messen die Leistung des Vertriebs mit Kennzahlen aus mehr als fünf Dimensionen.

Reportingprozesse noch nicht Big-Data-ready

Eine mögliche Erklärung dafür wäre, dass zunehmend mehr Projekte von den Unternehmen selbst realisiert werden. Das aktuelle Set-up der Reportingprozesse stößt damit an Grenzen. Die lange Wartezeit macht Entscheidungen „in Echtzeit“ unmöglich. Dem Berichtswesen fehlt es in der Regel an Flexibilität, einer für die Prozessoptimierung wesentlichen Benutzerfreundlichkeit sowie an Kompatibilität mit beispielsweise mobilen Endgeräten, die ein ortsunabhängiges Abrufen der Reports ermöglichen würden. Häufig bietet es keinen einheitlichen Blick auf das Unternehmen, da es aus einer Ansammlung an „Insellösungen“ besteht.

Hinzu kommt der Hand in Hand mit der digitalen Transformation einhergehende sprunghafte Anstieg an generierten Daten.

Die angehäuften Datenberge stellen erst dann einen Mehrwert für das Unternehmen dar, wenn sie richtig aufbereitet zu einer Entscheidungsfindung beitragen“,

so Salinger. Es zeigt sich, dass Unternehmen ihre Business Intelligence-Strategie, kurz: BI-Strategie, die eingesetzten Tools sowie letztendlich ihre gesamte Organisation kontinuierlich anpassen müssen.

Vertriebsreporting 2.0

„In Zukunft werden immer mehr Unternehmen Lösungen implementieren, die nicht nur die klassischen Kennzahlen erfassen und somit über die Entwicklung in der Vergangenheit Auskunft geben, sondern welche auch in die Zukunft blicken, bei denen Daten aus ganz unterschiedlichen Systemen mit eingebunden werden können, wie etwa aus dem Social-Media-Bereich“, sagt Salinger. Power BI ist eine jener Lösungen, die schon heute in diese Richtung gehen. Das Tool bietet einen schnellen Überblick über Absatz, Kunden, Wettbewerb und Markt sowie über individuelle Vertriebskennzahlen, und zwar hinweg über alle Ebenen und mit der Möglichkeit, die Daten je nach Zuständigkeitsbereich zugänglich zu machen – von der Geschäftsführung über das Management bis hin zum Vertriebsmitarbeitenden. Dabei ist es intuitiv zu bedienen und damit besonders userfreundlich. Durch das responsive Design funktioniert die Lösung auf allen, auch mobilen Geräten. Die Daten sind also überall und in Echtzeit abrufbar. Außerdem können Daten aus unterschiedlichen Systemen angebunden und verknüpft werden. „Die Interessen des Marktes kann man heute abbilden, morgen wird man aber auch – Stichwort predictive analytics – die Entwicklungen abschätzen können. Immer mehr Unternehmen werden dann die schon jetzt vorhandenen technischen Möglichkeiten nutzen und mittels Algorithmen das Verhalten ihrer Kunden voraussagen“, meint Salinger.

Update: 11. Juni 2021