Eine CRM Lösung ist nur so gut wie der Mehrwert für den Kunden durch den Einsatz der Lösung. Hier werden konkrete Tipps und Tricks zur Einführung gegeben und verschiedene Lösungen diskutiert.

Der Wechsel des CRM-Anbieters ist naturgemäß keine einfache Angelegenheit. Noch schwieriger gestaltet er sich mitten in einem laufenden Projekt. Dass und wie der Dienstleisterwechsel funktionieren kann, zeigt das Erfolgsbeispiel des österreichischen Transportunternehmens Schwarzmüller.

„Gut Programmieren kann man schnell einmal, aber bei CRM geht es um viel mehr als nur um Software.“ Antje Rübertus weiß, wovon sie spricht. Als Geschäftsfeldleiterin Vertriebs­steuerung & Kommunikation bei der Wilhelm Schwarzmüller GmbH zeichnete sie verantwortlich für die Einführung eines CRM-Systems – und den Wechsel des Dienstleisters mitten im laufenden Projekt. Eine doppelte Herausforderung, die nicht nur technisches Know-how, sondern auch viel Fingerspitzengefühl bei der Zusammenarbeit mit den Anwendern erforderte. Gemeistert wurde sie mit intensiver Kommunikationsarbeit im Unternehmen, aktiver Mitarbeiterpartizipation sowie mit Hilfe von „easy Transition“, einem speziell zur Übernahme von Projekten anderer Anbieter konzipiertem Prozess.

Das Ergebnis ist ein maßgeschneidertes CRM-System, das zeitgerecht und erfolgreich zu Ende gebracht wurde. Ein detaillierter Bericht über den Projektablauf in einem der größten europäischen Komplettanbieter für gezogene Nutzfahrzeuge und den Anbieterwechsel während des Go-Lives ist kürzlich auf blogistic.net, dem Portal für Highend-Content, erschienen.

easyconsult - Diensteleisterwechsel CRM

Keine Frage des Ob, sondern des Wie

Eine Transition, wie ein Dienstleisterwechsel im Fachjargon heißt, ist eine kostspielige und organisatorisch sehr aufwändige Sache, die gut überlegt sein will. Besonders dann, wenn man sich bereits mitten in einem CRM-Projekt befindet, wie dies bei Schwarzmüller der Fall war. Der ursprüngliche Dienstleister wurde beauftragt, die bisher in unterschiedlichen Systemen erfassten Vertriebs- und Kundendaten in einer CRM-Lösung zu zentralisieren. Im Laufe der Umsetzung machten sich jedoch Schwachstellen und Fehler bemerkbar. So war beispielsweise die Schnittstelle zum internen Dokumenten-Management-System nicht ganz ausgereift, wodurch das gesamte Projekt in Verzug geraten ist. Um nicht noch mehr Zeit zu verlieren, wickelte Schwarzmüller den Live-Test mit dem bestehenden Anbieter ab. Für den Roll-out wurde dann ein neuer Partner gesucht.

Zeit ist Geld. Eine ineffiziente Zusammenarbeit führt zu hohen Reibungsverlusten und damit auch zu Mehrkosten. Der Verbleib in der bestehenden Partnerschaft schlägt sich mitunter höher zu Buche als ein Wechsel. Schlussendlich stellt sich nicht mehr die Frage des Ob, sondern des Wie. Wie organisiere ich den Wechsel am besten? Wie finde ich den richtigen Partner? Welche Kriterien sollte er erfüllen?

Wie bei einem Marathon entscheidet letztendlich auch bei einem Transition-Prozess die Vorbereitung darüber, ob das Vorhaben von Erfolg gekrönt sein wird oder ob einem auf halber Strecke die Luft wegbleibt. Unser Whitepaper zu dieser Thematik widmet sich ausführlich den Herausforderungen, Stolpersteinen und Chancen eines CRM-Dienstleisterwechsels und wie er gelingt.

 

 

Mitarbeiter „ins Boot“ holen für eine nachhaltige Lösung

Rübertus von Schwarzmüller ist überzeugt: „Dass die Übergabe verhältnismäßig problemlos funktionierte, dürfte sowohl mit ‚easy Transition‘ als auch einem Paradigmenwechsel im Be­rateransatz zu tun gehabt haben.“ Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurde parallel zum Live-Betrieb über mehrere Monate eine nachhaltige und genau auf die User abgestimmte Lösung entwickelt. Dadurch verlief die Umsetzung reibungslos. Der Aufwand hat sich gelohnt: Dank der Software kann Schwarzmüller seinen Vertrieb nun stark optimieren und unter anderem deutlich mehr Marketingmaßnahmen als zuvor abwickeln. Neben der Kosten­reduktion zählt der große Zeitgewinn zu den Vorteilen des neuen Kundenbeziehungsmanagements.

Am 25. Mai 2018 tritt die vom Europäischen Parlament beschlossene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Sie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Rechte der Betroffenen und die Pflichten der Verantwortlichen und ist EU-weit gültig. Auf Unternehmen kommen damit wesentliche Neuerungen und eine Reihe an Verpflichtungen zu.

Wir haben die wichtigsten Fragen für Sie zusammengestellt:

  • Welche personenbezogenen Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankdaten usw.) verarbeiten Sie? Haben Sie auch sensible Daten (Fingerabdruck, Irisscan, Krankengeschichte usw.)?
  • Wissen Sie, welche Maßnahmen für eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen notwendig sind?
    • Brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten?
  • Wo werden personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen gespeichert?
  • Wie sicher sind Ihre Daten?
  • Gibt es eine Checkliste zur Vorgehensweise bei eventuellen Datenverlusten?
  • Haben Sie ein Verarbeitungsverzeichnis zur Vorlage bei einer möglichen DS-Prüfung?
  • Können Sie auf Anfrage von betroffenen Personen möglichst automatisiert reagieren?
    (Recht auf Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruchsrecht)
  • Sind Sie Ihren Informationspflichten bereits nachgekommen?
  • Sind Sie Auftragsverarbeiter für Daten dritter Unternehmen?
  • Haben Sie personenbezogene Daten an Dritte zur Verarbeitung weitergegeben?

Gemeinsam mit erfahrenen Juristen unterstützen wir Sie gerne bei der Einhaltung der DSGVO in Ihrem CRM-System. Oftmals ist der Aufwand minimal und die Erleichterung groß. Wir liefern einfache Lösungen für komplexe Herausforderungen und machen so Ihr CRM-Projekt auch in Punkto Datenschutz erfolgreich einfach.  Lassen Sie sich nicht verwirren, wir begleiten sie durch diesen Prozess.

 

Die führende CX-Konferenz Österreichs ging am 17. und 18. April unter dem Motto „Be Your Customer’s Hero!“ in die 6. Runde.

Zahlreiche Vorträge aus der Praxis, interaktive Workshops und jede Menge Tipps, Anregungen und ein reger Erfahrungsaustausch machten auch heuer dieses Forum zu einer spannenden Veranstaltung.
Der Themenschwerpunkt stand im Zeichen der Verankerung der Kundenerfahrung in der DNA des Geschäftsmodells.

“Unternehmen müssen heute mehr denn je Emotionen bei Ihren Kunden wecken.” Markus Blocher, Projektleiter von SUCCUS GMBH

Dazu gab es an den beiden Tagen genügend Gelegenheit in den Loop-Sessions die Vorträge und persönliche Erfahrungen miteinander zu diskutieren.
Gemeinsam konnten so in diesem Format innerhalb kurzer Zeit komplexe Themenstellungen bearbeitet und ausgetauscht werden.

Um Beziehungen, Strukturen und potentielle Konflikte in einem Unternehmen sichtbar zu machen, war die systemische Organisationsaufstellung von easyconsult ein interessanter Ansatz.
Durch diese Art der Simulation werden schnell förderliche und behindernde Aspekte deutlich. Ordnungen und Störungen im System werden erkennbar und Ansätze zur Lösung können durch den empathischen Perspektivenwechsel ermöglicht werden.

In einer Barcamp-Session die von Oliver Witvoet von easyconsult geführt wurde, konnten spontane Anliegen und brennende Fragen eingebracht und diskutiert werden.
Von aktuellen Erfahrungen mit Chatbots im B2B-Bereich bis zum „oldschool“ Einsatz von Faxen in der Kundenkommunikation war ein breites Spektrum an Themen vorhanden.

Eindrücke zum Event finden Sie in der Bildergalerie.
(Fotos by Sebastian Judtmann)

„Praxis pur“ – stand im Vordergrund des German CRM Forums 2018, das vom 21.-22. Februar 2018 in München über die Bühne ging.

Mit sieben Keynote-Vorträgen, 20 Vorträgen aus der Praxis und 300 Teilnehmenden ist das German CRM Forum seit Jahren die größte CRM-Konferenz im deutschsprachigen Raum.

Die Themen reichten dabei von Emotionalisierung & Digitalisierung über Customer Experience & Service Design, Datenqualität & Datenschutz bis hin zu Transformation & Integration.

Praxis pur und ungeschminkt kam aus Unternehmen in B2B und B2C wie tesa SE, Walbusch Walter Busch AG, DB Fernverkehr AG, Burda Magazine Holding, Dr. Schilhan Gebäudereinigung, VPV Versicherungen, Sparkasse Oberösterreich, Österreichische Bundesbahnen, trivago, MediaMarktSaturn Retail Group, DACHSER Group SE und IKEA Deutschland.

Impressionen vom German CRM Forum 2018.

 

Im Workshop „CUSTOMER JOURNEY“ IHRER CRM-EINFÜHRUNG wurden die Teilnehmer interaktiv auf den Pfad einer erfolgreichen CRM Implementierung mitgenommen.
Die Herausforderungen, die auf diesem Weg auftreten können sowie die Erarbeitung von CRM-Zielen standen dabei im Fokus – denn „nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg“.
Auch abseits der Vorträge fand reger und wertvoller Austausch statt.

Bergführer vor Ort waren unsere Kollegen Oliver Witvoet, Stephan Salinger und Anton Malischew, gemeinsam mit Top-Management-Berater Klaus Kümmel.

Eindrücke von German CRM Forum finden Sie hier: Bildergalerie

Das 6. Customer Experience Forum, am 17./ 18. April 2018, steht im Zeichen der Verankerung der Kundenerfahrungen in der DNA jedes Geschäftsmodelles.

Die Themen  reichen dabei von Emotionalisierung & Digitalisierung über Service & User Design bis hin zu neuen Geschäftsmodellen, die wie selbstverständlich am Kunden gedacht werden.

Selbstverständlich sind wir auch vor Ort vertreten und nehmen aktiv an den spannenden Diskussionen teil. Werfen Sie einen Blick in das detaillierte Programm und lassen Sie sich diese spannende Veranstaltung nicht entgehen.

Als Partner des Forums können wir Ihnen auch noch eine spannende Vergünstigung anbieten. Bei Anmeldung über uns kostet Ihr Ticket EUR 860,- statt regulär EUR 1.060. Bei Interesse bitten wir um Kontaktaufnahme via E-Mail. Dieses Angebot gilt nicht für CRM-Dienstleister.

Kundenbeziehungen sind heute fundamental anders als noch vor einigen Jahren, weil Menschen anders leben, kommunizieren und konsumieren. Als inspirierende Erlebniswelt bietet das CRM & CX Forum – 26. / 27. April 2018 in Wien – Innovation, Begeisterung und neue Perspektiven – von Strategie über Content bis Analytics.

Erarbeiten Sie im interaktiven Setting die Basis für eine optimale CRM & CX Strategie in Ihrem Unternehmen! Nach dem Motto „the future is now“ sollen eingefahrene Denkmuster überwunden und Raum für echte Innovation geschaffen werden.

Darüber hinaus erwarten Sie viele spannende Vorträge und interaktive Workshops für Ihren Know-how-Vorsprung.

Sie sparen Euro 100,– wenn Sie bei der Anmeldung auf easyconsult verweisen.

Eine erfolgreiche CRM-Einführung beginnt im Kopf. Wer die Kundenorientierung verbessern und die Unter­nehmensabläufe effizienter machen möchte, muss gedanklich zuerst dort ansetzen. Externe Prozessberatung gewährleistet von Anfang an eine professionelle Projektabwicklung und hilft bei Bedarf am Ende auch bei der Wahl der passenden IT-Lösung.

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Der Nutzen eines gut geplanten CRM-Systems liegt auf der Hand. Die Herausforderung ist nicht das System selbst, sondern die CRM-Einführung: Mitarbeitende müssen von den Veränderungen überzeugt und etablierte Prozesse professionell umgestaltet werden. Für ein erfolgreiches Change-Management sind die Führungskräfte gefragt – ebenso als Wegweisende wie als Vorbilder.

„Veränderungen müssen von der Unternehmensspitze nicht nur angestoßen werden, sie müssen dort auch beginnen“, meint der ehemalige Top-Manager und Präsident der Motorola University William Wiggenhorn. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Veränderungen einen so enormen Umwälzungsprozess im gesamten Unternehmen in Gang setzen, wie das bei einer CRM-Einführung der Fall ist.

Eine Führungskraft, die im Vertriebsmeeting mit ausgedruckten Excel-Tabellen arbeitet, kann nicht erwarten, dass ihre Mitarbeitenden die Umsatzzahlen im CRM abrufen. „CRM muss immer ein Thema sein und das Management muss selbstverständlich damit arbeiten“, so Stephan Salinger. Aus zahlreichen Projekten weiß der Managing Partner bei easyconsult um die Bedeutung eines professionellen Change-Managements und worauf dabei der Fokus zu legen ist:

Ohne sich dieser Veränderung bewusst zu widmen und sie zu managen, kann man kein CRM erfolgreich einführen. Und dafür muss man die Führungskräfte ins Boot holen.“
– Stephan Salinger, Managing Partner bei easyconsult

Win-Win-Situation führt zu Akzeptanz

Rein ins CRM heißt raus aus der Komfortzone. Auch wenn die Umstellung von Strukturen und Abläufen langfristig die Arbeit erleichtert und effizienter macht, am Anfang bereitet sie manchen Mitarbeitenden Unbehagen. Das ist verständlich und nur allzu menschlich. „Wenn Mitarbeitende plötzlich mit einem neuen Tool arbeiten müssen, ist schon allein die neue Software eine ziemliche Umstellung. Hinzu kommt noch die Gewöhnung an völlig neue Strukturen und Abläufe. Eine CRM-Implementierung passiert ja nicht von heute auf morgen. Sie ist immer ein längerer Prozess, der eine deutliche Veränderung innerhalb des Unternehmens bedeutet“, sagt Salinger. Daher ist es auch besonders wichtig, dass dieser Prozess von wiederkehrenden Experten-Trainings begleitet wird.

Ein gut geplantes CRM-System bietet für alle Mitarbeitenden auf allen Hierarchiestufen enorme Vorteile. Einer der größten liegt in der 360-Grad-Kundensicht. Dafür ist die Pflege der Daten und Prozesse elementar. Nur wenn jeder Nutzende seine Informationen gewissenhaft einträgt, entsteht ein umfassendes Bild des Kunden und in weiterer Folge eine spürbare Vereinfachung in den Abläufen. Diese Win-Win-Situation führt letztendlich zu einer hohen Akzeptanz des Systems und seiner kontinuierlichen Nutzung.

Von innen nach außen

Voraussetzung dafür ist, dass im Veränderungsprozess alle Mitarbeitenden zu aktiven Beteiligten werden. Hier hat sich eine Kommunikation von innen nach außen bewährt. Das Projektteam und das Steering Committee kommunizieren permanent als Multiplikatoren die Einführung des CRM-Systems. Besonders gefragt ist hier auch ein aktives Top-Management, das über die Wichtigkeit von CRM und seine Notwendigkeit für die Organisation spricht.

Transparenz auf allen Ebenen ist hierbei oberstes Gebot. Von Managern über Key Usern bis hin zum User müssen alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sein: Was ist geplant? Was wird sich ändern? Wie haben wir diese Entscheidung getroffen?

Für die Kommunikation stehen verschiedene Instrumente des Change-Managements zur Verfügung, etwa die sogenannten Sounding Boards. Hier wird Mitarbeitenden und Führungskräften aus den verschiedensten Bereichen des Unternehmens das CRM-Vorhaben vorgestellt. Lob und Kritik werden von allen Seiten eingeholt und die Identifikation steigt.

Strategie-Workshop für Top-Manager

Wie überzeugt man aber nun Top-Manager, sich selbst aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen? Ohne ihre Vorbildwirkung wird sich die konsequente Nutzung von CRM weder rasch noch einheitlich durchsetzen. „Dafür arbeiten wir gemeinsam an der Verdeutlichung des strategischen Nutzens, den CRM langfristig und für das gesamte Unternehmen bringt. Damit bleibt nicht nur wertvolles, über Jahre angesammeltes Wissen erhalten, sondern kann auch zielgerichtet gemanagt werden. Ein Mitarbeiterwechsel bedeutet dann zum Beispiel nicht mehr quasi den Reboot des gesamten Vertriebsprozesses in einem Verkaufsgebiet“, so Salinger. Innerhalb des easy Change-Management werden individuelle Leistungen für alle Beteiligten geschnürt. Zu den „Klassikern“ gehört dabei ein Workshop für Manager zum Thema Strategie. „Ohne das Top-Management geht gar nichts“, meint er.

Update: 14.04.2022

Wer braucht CRM? In Zeiten der Digitalisierung rückt ein Aspekt immer stärker in den Fokus: der Kunde und das Potenzial mit diesem den Umsatz zu steigern. Dieses Kapital schlummert in vielen Unternehmen in Form von Daten und Erkenntnissen über Kunden und Erfahrungen mit den Kunden.

Um diese Daten nutzen zu können, gibt es zwei Wege: Entweder Sie arbeiten weiter wie bisher mit all den damit verbundenen Problemen oder Sie führen eine moderne Customer Relationship Management-Lösung ein, womit das zentrale Kapital strategisch genutzt werden kann.

Businesswelt ohne CRM

Um sich Investitionen und den zeitlichen Aufwand der Einführung einer CRM-Lösung zu sparen, agieren vor allem kleinere Unternehmen gerne ohne ein entsprechendes System. Denn sie sehen neben den Ausgaben für Lizenzen, der Hardware und der Systemimplementierung auch die finanziellen Aspekte der Bereiche Planung, Schulung sowie Wartung und Datenpflege. Doch die Nachteile dieses Ansatzes sind typischerweise:

  • Keine oder lückenhafte Dokumentation von Leads, Kontakten und Besuchen
  • Suche nach im Unternehmen verstreuten Daten geht auf Kosten der Produktivität
  • Angebote werden oft nicht konsequent nachverfolgt, womit Opportunities verloren gehen
  • Kein unternehmensweit einheitlicher Blick auf Kunden
  • Medienbrüche zwischen unterschiedlichen Systemen
  • Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, geht Wissen verloren

Businesswelt mit CRM

CRM hilft Ihnen, alle Prozesse auf die Anforderungen Ihrer Kunden auszurichten. CRM schafft Transparenz, Effizienz und ein unternehmensweites Know-how für strukturierte Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Diese Vorteile bringt CRM Ihrem Unternehmen:

  • Durch zentrale Daten bestens vernetzt: alle Abteilungen und Mitarbeiter:innen arbeiten gemeinsam in einem einzigen System; durch den direkten Zugriff auf Informationen wird eine zeitsparende Zusammenarbeit möglich
  • Kundenwissen gewinnbringend nutzen: chronologische Kundenakten ermöglichen eine professionelle Kundenbetreuung; durch fundiertes Wissen über den Kunden können Produkte und Dienstleistungen effizient weiterentwickelt werden
  • Einfache Vertriebssteuerung: Marketing- und Vertriebsmaßnahmen können nach Zielgruppen gesteuert werden; Aufträge werden durch gezielte Cross- und Up-Selling-Maßnahmen vervielfacht
  • Motivierte Mitarbeitende und besserer Service: Mitarbeiter:innen werden bei Routinearbeiten unterstützt und entlastet und sie treffen fundierte Entscheidungen, da relevante Informationen verfügbar sind
  • Vorausschauendes Management: Sie verlieren nie den Überblick über laufende Projekte auf Basis aller Unternehmensdaten; CRM ermöglicht eine vorausschauende Ressourcen- und Aufwandsplanung sowie Zeit- und Kostenerfassung bei Projekten

Durch CRM erhalten Sie eine Art 360 Grad-Ansicht Ihres Kunden, die vom Erstgespräch und anfänglichen Fragen über die Vertragsverhandlungen bis hin zur Hilfestellung nach dem Verkauf reicht – vorausgesetzt, Sie können das Potenzial Ihres CRM-Systems voll nutzen.

Diskrepanz zwischen Nutzen und Mehrwert

Eine CRM-Lösung einzuführen, bedeutet nicht, dass das Unternehmen automatisch in den Genuss der zahlreichen Vorteile wie der Steigerung von Effizienz und Produktivität kommt. Ein Grund für die Diskrepanz zwischen Nutzung und Mehrwert könnte sein, dass die Anwender:innen den Großteil der relevanten Kundeninformationen selbst erfassen müssen und damit einen sehr hohen Administrationsaufwand haben. Außerdem können die wichtigsten Vertriebsprozesse lückenhaft abgebildet sein.

Sowohl bei der Implementierung von CRM als auch im laufenden Betrieb kommt auch dem Management eine besondere Rolle zu. Dabei geht es einerseits um die Bereitschaft des Top-Managements, personelle und finanzielle Ressourcen dauerhaft zur Verfügung zu stellen, andererseits auch um das Engagement des mittleren Managements. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Verantwortung seitens des Managements oft nicht wahrgenommen wird, was die Effektivität einer CRM-Lösung deutlich verringert.

Der erwartete Nutzen stellt sich also nur ein, wenn CRM entsprechend ganzheitlich, mit inhaltlichem, nicht nur mit technischem Fokus implementiert wurde und insbesondere den Anwendern im Vertrieb auch der Nutzen entsprechend kommuniziert wird. CRM ist weit mehr als nur ein IT-Tool. Es ist ein strategischer Ansatz in der Unternehmensphilosophie und muss als solcher in sämtliche Prozesse des Kundenmanagements einfließen. Hohe Datenqualität, klar definierte und im CRM-System abgebildete operative Prozesse, eine entsprechend kundenorientierte Organisation und die phasenweise Einführung sind wichtige Faktoren einer erfolgreichen Lösung.

Fazit: CRM erfolgreich einfach

Die Einführung eines modernen CRM-Systems wirkt sich auf nahezu alle Produktivitätsfaktoren im Vertrieb positiv aus, womit die Kundenzufriedenheit merklich steigt.

Mit easyconsult als verlässlichem Partner können auch Sie ihre Unternehmensprozesse transparent darstellen, für interne Diskussionen nutzen und schließlich optimieren.

 

Update: 05.08.2022

Um die Kunden noch mehr in den Mittelpunkt zu rücken, setzt der Österreichische Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co KG. (ÖBV) auf das Know-how und die Expertise des CRM-Spezialisten easyconsult. Seit Einführung des Kundenbeziehungsmanagements Mitte 2016 hat der Verlag bereits 650 individualisierte Marketingaktivitäten umgesetzt.

Die Zielsetzung in der Ausrichtung war klar – CRM sollte als zentrales System für alle Vorgänge rund um unsere Kundenbeziehungen einen vollständigen Blick auf den Kunden bieten.“
— Mag. Leonhard Kern, Marketing- und Vertriebsleiter (Prokurist) beim ÖBV

Wir bieten Ihnen exklusive Einblicke in die Herausforderungen und Ziele des CRM-Projekts im kostenlosen Anwenderbericht.

Download Anwenderbericht

Anwenderbericht der Österreichischen Bundesverlag Schulbuch GmbH & Co KG

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